Gửi Hàng Quốc Tế: Những Điều Doanh Nghiệp Cần Biết Trước Khi Xuất Khẩu

Việc mở rộng thị trường ra nước ngoài thông qua hoạt động xuất khẩu là một bước tiến quan trọng. Tuy nhiên, quá trình gửi hàng Quốc tế đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về thủ tục và quy định. Một sự thiếu sót nhỏ có thể dẫn đến chậm trễ, phát sinh chi phí hoặc thậm chí là lô hàng bị trả về.

Bài viết này sẽ cung cấp những thông tin cốt lõi mà mọi doanh nghiệp cần nắm rõ để đảm bảo quy trình gửi hàng Quốc tế diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Quy Trình Chuẩn Bị Lô Hàng Xuất Khẩu

1. Nắm Vững Danh Mục Hàng Hóa Bị Cấm và Hạn Chế

Mỗi quốc gia có quy định riêng về hàng hóa được phép nhập khẩu. Doanh nghiệp cần xác định rõ mặt hàng của mình có thuộc danh mục cấm hoặc hạn chế xuất khẩu của Việt Nam hay nhập khẩu của nước đến hay không.

Ví dụ: Nếu xuất khẩu cà phê hoặc hạt điều (mặt hàng nông sản), doanh nghiệp cần có Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật. Hay khi gửi hàng Quốc tế là mỹ phẩm, cần có Phiếu công bố sản phẩm. Tìm hiểu kỹ các quy định này sẽ giúp doanh nghiệp  tránh được các rắc rối pháp lý không đáng có khi gửi hàng Quốc tế

2. Chuẩn Bị Bộ Chứng Từ Xuất Khẩu Hoàn Chỉnh

Chứng từ là “linh hồn” của lô hàng khi gửi hàng Quốc tế. Một bộ chứng từ đầy đủ và chính xác là điều kiện tiên quyết để thông quan nhanh chóng.

Các chứng từ cơ bản bao gồm: Hợp đồng thương mại, Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill), Tùy vào mặt hàng, có thể cần thêm Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) hay các giấy phép kiểm tra chuyên ngành khác.

3. Quy Cách Đóng Gói Hàng Hóa Chuẩn Quốc Tế

Đóng gói không chỉ là bảo vệ hàng hóa mà còn là tuân thủ quy định vận chuyển. Hàng hóa phải được đóng gói chắc chắn, phù hợp với đặc tính (dễ vỡ, chất lỏng, hàng điện tử,…) và phương thức vận chuyển.

Nên sử dụng vật liệu đệm chống sốc, niêm phong kín và dán nhãn cảnh báo rõ ràng. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro hư hỏng, mất mát trong quá trình gửi hàng Quốc tế.

Thủ Tục Hải Quan và Các Loại Phí Khi Gửi Hàng Quốc Tế

1. Thủ Tục Khai Báo Hải Quan Điện Tử

Doanh nghiệp lần đầu xuất khẩu cần đăng ký và sử dụng chữ ký số để khai báo tờ khai hải quan điện tử qua phần mềm khai báo hải quan VNACCS. Việc khai báo phải thực hiện chính xác các thông tin như tên hàng, mã HS, khối lượng, trị giá và thông tin người gửi/người nhận.

Tờ khai sẽ được phân luồng (Xanh, Vàng, Đỏ) để xác định mức độ kiểm tra. Doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn sàng hồ sơ giấy cho các luồng kiểm tra gắt gao hơn.

2. Các Khoản Thuế và Phí Phát Sinh

Ngoài cước phí vận chuyển chính, khi gửi hàng Quốc tế, doanh nghiệp cần dự trù các khoản phí khác. Các chi phí này có thể ảnh hưởng đáng kể đến giá thành sản phẩm.

Các khoản phí phổ biến bao gồm: Thuế xuất khẩu, phí hải quan, phí lưu kho/lưu bãi, phí bảo hiểm và các phụ phí hàng không/đường biển. Doanh nghiệp cần làm rõ bên nào sẽ chịu trách nhiệm thanh toán các khoản thuế nhập khẩu theo điều khoản Incoterms đã thỏa thuận.

3. Nắm Rõ Điều Khoản Incoterms

Incoterms là bộ quy tắc thương mại quốc tế quy định trách nhiệm, chi phí và rủi ro giữa người bán và người mua. Việc lựa chọn Incoterms phù hợp sẽ quyết định ai chịu trách nhiệm cho chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các thủ tục tại cảng đi và cảng đến.

Việc thống nhất rõ ràng Incoterms ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh các tranh chấp về sau, đặc biệt là các vấn đề phát sinh về chi phí và thời điểm chuyển giao rủi ro sở hữu hàng hóa trong quá trình gửi hàng Quốc tế.

Lựa Chọn Đối Tác Vận Chuyển và Bảo Hiểm Hàng Hóa

1. Lựa Chọn Đơn Vị Vận Chuyển 

Việc chọn đối tác vận chuyển là một quyết định chiến lược, ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ và chi phí xuất khẩu. Một đơn vị uy tín phải sở hữu mạng lưới rộng khắp, am hiểu sâu sắc về luật pháp, các quy định về xuất nhập khẩu và có kinh nghiệm xử lý thông quan nhanh chóng. Đồng thời có khả năng cung cấp hệ thống theo dõi (tracking) chi tiết, tức thời cũng là yếu tố then chốt.

Hãy để Vietnam Post Logistics trở thành cánh tay nối dài cho hoạt động kinh doanh quốc tế của doanh nghiệp. Chúng tôi cung cấp giải pháp logistics toàn trình và toàn diện, giúp lô hàng được gửi hàng Quốc tế an toàn, nhanh chóng và tuân thủ mọi tiêu chuẩn.

2.  Bảo Hiểm Hàng Hóa, Giảm Thiểu Rủi Ro

Rủi ro trong quá trình vận chuyển quốc tế là khó tránh khỏi. Mua bảo hiểm hàng hóa giúp doanh nghiệp giảm thiểu thiệt hại tài chính nếu xảy ra sự cố như mất mát, hư hỏng, hoặc tổn thất trong quá trình gửi hàng Quốc tế.

Phí bảo hiểm thường được tính theo tỷ lệ phần trăm trên giá trị hàng hóa và nên được cân nhắc cho những lô hàng có giá trị cao.

Hoạt động gửi hàng Quốc tế không chỉ giới hạn ở quy trình vận chuyển mà còn là một yếu tố chiến lược then chốt. Việc nắm vững các thủ tục pháp lý, kiểm soát hiệu quả chi phí và thiết lập hệ thống logistics tối ưu sẽ quyết định năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường toàn cầu.

Do đó, đầu tư vào chuẩn hóa quy trình xuất khẩu và thiết lập quan hệ đối tác logistics đáng tin cậy là một yêu cầu mang tính quyết định. Đây là chìa khóa để đảm bảo luồng luân chuyển hàng hóa thông suốt, qua đó tạo dựng nền tảng vững chắc và đạt được thành công bền vững trên trường quốc tế.